Privacystatement

Scouting Titus Brandsma verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In het privacystatement geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Titus Brandsma.

Scouting Titus Brandsma
Scouting Titus Brandsma bestaat uit een stichting en een groepsvereniging. Bij de Kamer van Koophandel staan deze geregistreerd als:

-Scouting Titus Brandsma Oldenzaal
-Stichting Titus Brandsmagroep Oldenzaal

Dit privacybeleid heeft betrekking op zowel de stichting als de groepsvereniging. Scouting Titus Brandsma is aangesloten bij Scouting Nederland. Het privacy statement van Scouting Nederland is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapregistratie
De lidmaatschapregistratie verloopt via een inschrijfformulier. De volgende gegevens worden opgevraagd op het inschrijfformulier: roepnaam, voorletter(s), achternaam, adres, postcode, plaats, telefoonnummer, mobiel telefoonnummer, e-mail, geboortedatum van het lid. Eveneens worden van ouder(s) (indien van toepassing) of van verzorger(s) van het lid de naam, het telefoonnummer en e-mailadres opgevraagd.

Het ingevulde inschrijfformulier wordt (in een afgesloten brievenbus) ingeleverd bij het secretariaat van Scouting Titus Brandsma.

Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online. Scouts Online is het leden administratie systeem van Scouting Nederland. Als lid heb je altijd zelf inzicht in je eigen gegevens en heb je de mogelijkheid om deze gegevens te bewerken of gegevens af te schermen. Voor Scouts Online is het privacystatement te vinden op www.scouting.nl/privacy. Na registratie in Scouts Online wordt het inschrijfformulier vernietigd.

Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren vullen leden (bij inschrijving) een doorlopende SEPA-machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en de machtigingsgegevens worden geregistreerd in Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. De penningmeester en secretaris van Scouting Titus Brandsma hebben inzicht in de financiële gegevens.

Registratie activiteiten
Voor (groeps)activiteiten en/of kampen wordt gebruikgemaakt van registratieformulieren. Deze registratieformulieren worden na afloop van de activiteit en/of kamp vernietigd. De registratieformulier bevatten de voor- en achternaam, eventueel het e-mailadres van het lid en een indicatie of het lid mee doet aan de activiteit en/of kamp.

Contactlijsten
Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de (bege)leiding ouders van de jeugdleden bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de desbetreffende speltak en bestuursleden en worden na afloop van een seizoen vernietigd. Sommige speltakken slaan contactlijsten digitaal op, in het kopje ‘digitaal opslaan van persoonsgegevens’ leggen we uit hoe we hiermee omgaan.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen
Scouting Titus Brandsma hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de leden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier opgesteld door Scouting Nederland. Op het gezondheidsformulier is aangegeven waarvoor het formulier van toepassing is (bijvoorbeeld voor een specifieke activiteit of voor een seizoen). De formulieren worden zorgvuldig bewaard en niet digitaal geregistreerd. De formulieren zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak zoals genoemd op het formulier. Na afloop van de activiteit of na het seizoen wordt het formulier vernietigd. Sommige speltakken slaan gezondheidsformulieren digitaal op, in het kopje ‘digitaal opslaan van persoonsgegevens’ leggen we uit hoe we hiermee omgaan.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting Titus Brandsma mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Beeldmateriaal
Scouting Titus Brandsma maakt en gebruikt foto’s en video’s van diverse activiteiten van Scouting Titus Brandsma ten behoeve van de promotie van Scouting Titus Brandsma en als herinnering. Bij de lidmaatschapregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken en gebruiken van beeldmateriaal van het betreffende lid. Dit toestemmingsformulier wordt op papier bewaard, zo lang het lidmaatschap van Scouting Titus Brandsma duurt. Mocht het lid 16 jaar worden, dan wordt opnieuw toestemming gevraagd, aangezien vanaf 16 jaar het lid zelf toestemming moet geven. Eveneens wordt de toestemmings-verklaring opgeslagen bij de lidmaatschapgegevens in Scouts Online. De toestemming is altijd in te trekken door contact op te nemen met het secretariaat van Scouting Titus Brandsma.

Communicatie
Het privacybeleid van Scouting Titus Brandsma is terug te vinden via www.scoutingtitusbrandsma.nl en op te vragen via het secretariaat op secretariaat@scoutingtitusbrandsma.nl

Digitaal opslaan van persoonsgegevens
Sommige speltakken kiezen ervoor om persoonsgegevens (zoals gezondheidsformulieren en contactlijsten) digitaal op te slaan. Hiervoor maken we o.a. gebruiken van diensten van Google (b.v. Google Drive en Gmail). Deze diensten zijn specifiek ingericht voor Scouting Titus Brandsma. Elke (bege)leider/(bege)leidster heeft persoonlijke toegang tot deze Google Drive omgeving, zolang de (bege)leider/(bege)leidster actief is deze desbetreffende speltak.

Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Titus Brandsma binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (secretariaat@scoutingtitusbrandsma.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen